【初心者でもできる!】スプレッドシートとは?5年間毎日使っているわたしが使い方を解説します!

スプレッドシートとは?

インストール不要!すぐに使える無料の表計算!

Google スプレッドシートは名前の通りGoogleが提供している表計算サービスです。他のサイトで「表計算ソフト」と紹介がある場合がありますが、少し間違ってます。スプレッドシートはExcelのようにPCにインストールして使うソフトではなく、Gmailアカウントがあればだれでも利用できるオンラインのwebサービスです。

Excelとなにが違うの?

表計算ソフトだとMicrosoft社が提供しているエクセル(Excel)が有名ですよね。ではExcelとスプレッドシートは何が違うのか大きく4つのポイントを解説します。

共有がめちゃめちゃカンタン

もう、本当に共有がめちゃめちゃカンタンなんです。共有したいスプレッドシートのURLリンクを共有したい相手に送るだけ!共有方法に関しては後述します。

ITやweb業界では多くの場合、PCはMacが使われていますよね。たまに外部の人やバックオフィスの人がwindowsを利用していて、メールなどでExcelのファイルをもらうと文字化けしてるんですよね。

またエンジニアやデザイナーはMicrosoftのofficeシリーズ(エクセルやパワーポイント)などがインストールされていないこともあります。スプレッドシートはインストール不要だしURLを送れば共有できるので、いろいろなPC環境でも安定して共有することができるのが大きなメリットです。

権限管理もめちゃカンタン

みんなにカンタンに共有できるということは、気がついたら不特定多数の人が閲覧できたり編集できたりしちゃうの?と不安になりますよね。

大丈夫です。ちゃんと制限・管理できるようになっているんです。

オンライン同時編集

これがエクセルにはないスプレッドシートの一番のメリットですね。一つのシートを同時に複数人が編集することができます。

実際、web界隈で働くわたしがオンライン編集できてよかったなと思った事例を紹介すると、

  • 各部署からデータを回収したい時に、記入のフォーマットをスプレッドシートで作成しURLを対象のメンバーに共有するだけで直接シートに記入してもらえるので楽チン
  • mtgの議事録をスプレッドシートにとれば、オンタイムで議事録が確認できるので話しがずれにくい

もっともっとあるんですが別でまとめて紹介しますね。

編集履歴が丸見え

怖くもあり便利でもあるこちらの機能。何ができるのかというと

  • いつだれがどこをどう変更したのか分かる
  • 任意の時点の状態に戻せる

スプレッドシートはオンライン上で編集するので、いつだれがどこを編集したのかの履歴が見れるようになっています。これのおかげで新卒がうっかりスプレッドシートの関数を壊してしまった時などの原因究明が早いです。笑

また、いつの時点まではシートが壊れていないということも分かるのでその時点の状態に戻すこともできます。

スプレッドシートでできること

スプレッドシートの実際の私の利用例について紹介していきます。

数字管理はお得意!自動化だってできちゃう

表計算ソフトなので数字管理が一番得意!エクセルでできることは基本的にできます。ただ一部の関数がまだ対応していないこともあるんですが、スプレッドシートはアップデートが盛んに行われているのでどんどんエクセルに劣っている部分を改修しています。

なので5年間ほぼ毎日仕事で使ってきましたが、「あーー困った。エクセルでやっておけば良かった」と思ったことは一度もないです。

さらにスプレッドシートはオンラインなので、一部データ入力を自動化することができます。例えばグーグルアナリティクスやサーチコンソールなどは「アドオン」という機能を使えばエンジニアなどの専門的知識がなくても自動で入力されるように設定することができます。

自由度マックス!家計簿だって自分専用が作成できちゃう

ちょいちょい数字隠してます〜

一つ目に紹介するのは「家計簿」です。私は家計簿つけるタイプではなかったんですが結婚を機に一旦キャッシュフローを明らかにしたくてつけてみました。

もともとマネーフォワードで管理しようかと使い始めたんですが、うちはお小遣い制ではなく夫婦別財布で管理していてお金の出入りが複雑だったのでマネーフォワードではうまく管理できず。そんなときに仕事でもよく使うスプレッドシートを使ってみたところビンゴ!

グラフ機能があるので、円グラフもちゃちゃっと作れるし便利ですよ。

ガントチャートで進行ディレクション

小〜中規模のプロジェクトで進行管理するときはスプレッドシートがおすすめ。無料で使えるし、みんな見れるし、カスタマイズも自由。ただ、大規模なプロジェクトには不向きですので専用のツールを使いましょう。

スプレッドシートの始め方

スプレッドシートの始め方はカンタンです!

  1. Gmailアカウントを取得
  2. Googleにログイン
  3. アプリアイコンからスプレッドシートを開く

たったこれだけ。Gmailアカウントも無料で取得でき、その後も無料で使い続けられます。では、詳しく画像付きで解説しますね。

1.Gmailアカウントを取得

作成画面

Gmailアカウントとは(×××××@gmail.com)というメールアドレスのこと。会社で発行されているものだと(名前@会社名.co.jp)というタイプのアドレスもありこれでもOK!下のボタンから作成してください。

2.Googleにログイン

「google ログイン」の検索結果画面

アカウントが発行できたところでGoogleにログインしましょう。お使いのブラウザがクロームであれば右上【赤枠】から、その他のブラウザ(IEやSafariなど)であれば「グーグル ログイン」で検索すればログインURL【青枠】が出てきますのでそこからログインしましょう。

3.アプリアイコンからスプレッドシートを開く

ログインできたら、あとはスプレッドシートを開くだけ!ログインした後に検索画面にいくと右上にブツブツ【赤枠】ありますよね?

ここをクリックするとアプリアイコンがでてきます。そこで緑色のスプレッドシートのアイコン【青枠】をクリックすればスプレッドシートが開きます。(Gmailアカウントを持っていればここのアプリは全て無料で使うことができますのでスプレッドシート以外もぜひいじってみてくださいね。)

これでスプレットシートの始め方はバッチリですね。

スプレッドシートの基本操作

せっかくスプレッドシートを始めたので、基本的な使い方も紹介していきますね。

シート名とタブ名の名前を変更

まずは、シート名とタブ名について。シート名【赤枠】とはそのシート自体の名前のことです。スプレッドシートは作成するとグーグルドライブに自動保存されるのですが、その時に表示されるのはシート名です。ぱっと見でわかる名前だと良いですね。次にタブ名【青枠】ですが、これはエクセルと一緒の概念です。

変え方はカンタン、変えたいところをダブルクリック。あとは好きな名前に変更しましょう。

共有方法

共有方法は右上【赤枠】にあるボタンをポチっ。ここで設定できます。

詳細設定をクリックし、アクセスできるユーザー範囲とアクセス権限を設定していきます。

アクセスできるユーザー範囲は、どこまでだれに共有するのかを指定できます。「変更」をポチっ!(特定の人とのみ共有したい場合は、招待枠に相手のGmailアカウントを入力すればOK。)

アクセス権限には閲覧、コメント、編集の3つの権限があります。閲覧の場合はシートに入力したりする編集が一切できません。コメントの場合はシートに入力してあることを変更することはできないのですがコメントを残すことはできま。

さいごに

スプレッドシート、とっても便利なのでぜひ使い倒してみてくださいね。

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