パツっているときの仕事見直しノート術

こんにちは、店長のてんです。

今日はパツってるときのしごと整理ノートの書き方について紹介ですー!
参考になれば幸いです。

パツりのサイン

パツ利始めている時って案外自分じゃ気がつかなくないですか?わたしはパツんパツんになってから「あ、やばい・・・」って気がつくタイプでして・・・

まずはパツるまえの直前の兆候をチェックし、なるべく早く手を打てるようになっていきたいですね。

超個人的、わたしのパツるまえの特徴

  • 残業がちょっとずつ増えていく
  • 毎日「不安だからもうちょっとやっておこう」マインドになっていく
  • 朝起きるのが辛い
  • 新しいタスクが来るといらっとする

このうち2つくらい当てはまったら、「そろそろやばいな。仕事整理しよう」と気持ちを切り替えたりします。

では実際にパツった時にやっている仕事の整理について紹介します。

現状把握

まずは現状を把握。
自分がなんの仕事に時間をとられているのか、そもそもその仕事はわたしが今やらなければいけないことなのかを見直していきます。

やり方は簡単で、必須か任意か、タスクの頻度でマトリックスをかきます。

そこに今現在の仕事内容をばんばか書き込んでいきます。

そうすると、、、


右上(頻度多&必須)

絶対やらないといけないし、頻度がたかく時間を取られている仕事

本当に自分がやる必要があるのか、だれかに引き継げないか、せめてだれかと分担できないか、自動化できないか、効率化できないか、など頻度やかかる時間を下げるような見直しをしていきます。


左上(頻度多&任意)

やってもやらなくてもいいけど、やったほうがいい仕事。しかも頻度はたかい。

ここがだいたいパツりの原因。だれかの仕事を巻き取ってそのままやり続けていたり、自己満でやらないともやもやするからやっていたり、目標達成するのか不安で余計になにかに手を出していたり、、、

ただ、ここがたくさんできるほど今のタスク以外にチャレンジできている証拠でもあるので、たくさんタスクがあるのが悪いわけではないかなと思っています。

パツっているときだけは、ここの仕事は頻度を下げたり、一定の期間だけはやらないと決めたりすることが大切かなと思ってます。

こんな感じで仕事を1つずつ見直していくと集中して取り組むべき仕事が右上に残ります。

理想の状態に近づけていく

理想は右上(毎日やらなきゃいけない仕事)が空いている状態。ここが空いていると仕事に余裕ができるので、一つ一つ丁寧に仕事ができるし新しいことにもチャレンジしてみようかなと思えます。

右上は空いているけど毎日なんとなくいそがしいし仕事に満足感がない人は左上が詰まっているんじゃないかなと思います。

やってもやらなくてもいい仕事で毎日が消費されていて、成果につながりにくいのかもしれないので一度左上のタスクを見直してみてください。

そしてさらに仕事に余裕が出てきたら、右下(たまにやらなきゃいけない仕事)をもっと頻度あげてやってみたら成果につながるかも?または自動化してタスクからはがすなども考えてみてください。

最後に

仕事の優先順位を決めたり効率化したりすることは仕事をする上で必須なのに、気がついたらそんなことも考えずただひたすら目の前の仕事をさばくだけになりがちな私の仕事整理について紹介しました。

参考になれば幸いです。